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全球報道:項目經理告訴你,項目管理的基本原則

張偉初升為項目經理,正面臨著職業生涯中的挑戰。他意識到項目經理的責任是復雜而艱巨的,因此在工作中經常犯錯。他發現自己的表達不夠清晰,思維混亂;花費大量時間制作的文字記錄重點不突出,缺乏邏輯。這些問題破壞了他的自信心,讓他感到困惑和迷茫。


(相關資料圖)

為了解決這些問題,張偉向資深項目經理李琦尋求幫助。李琦告訴他,這些困難都是項目經理成長的必經之路,她自己也曾經歷過類似的挑戰。她鼓勵張偉不要放棄,而是要學會如何管理項目。

以下是一些項目管理的基本原則:

1. 用計劃去管理項目

在項目中,嚴謹的計劃是管理工作的基礎。項目經理需要將難以管理的任務重點放到計劃中加以管控。例如,涉及到技術風險的任務需要進行細分,以降低風險。

計劃的顆粒度需要適當,不能太概要或太細,要根據項目經理的精力投入情況進行調整。

2. 定期更新計劃

計劃編制好后,需要按照一定的時間周期進行更新。一般每周進行數據采集和計劃的更新,遇到變更需要重新編制計劃。每月底需要對整體計劃進行重新編制,因為很多條件可能已經發生改變。更新后的計劃要重新發布,并告知團隊哪些位置發生了變化。

3、使用專業軟件進行項目計劃管理

對于中大型項目,使用Excel進行計劃編制和管理已經不夠高效。建議使用專業的項目管理軟件,因為這些軟件內置了項目管理技術和算法,如進度貓甘特圖。

使用進度貓甘特圖可以制定項目計劃,確定每個任務的開始和結束時間,對任務進行責任人和參與人的分配。參與者完成任務后,項目進度可以自動計算,從而讓項目進度一目了然。

4、利用工具做好工作匯報

工作匯報必須達到明確的目的。在匯報工作時,應該根據領導的要求和匯報目的選擇重點內容,并找準切入點。無論如何,匯報工作都必須本著認真負責的態度和實事求是的精神,建立在事實清楚的基礎之上。

例如,對于正在進行的項目,本次會議的目的可能是項目的進度、問題和節點。在進行匯報時,考慮如何讓領導直觀地了解項目進展情況,并且給他留下深刻的印象。

使用進度貓甘特圖可以幫助領導了解項目中的子項目、開始和結束時間、負責人以及進度情況。如果項目進度緩慢,可以從進度貓甘特圖中找到問題所在,并通過詢問負責人了解問題出現的原因和解決方案,從而讓領導更加看好你。

在項目中,出現問題需要及時解決。如果自己不知道如何解決問題,可以向有經驗的人請教,直到問題得到及時解決。因為項目中的問題需要及時解決,否則就會接連出現一系列問題,給項目帶來更多的困擾。

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