組織管理的質(zhì)量是影響企業(yè)運(yùn)作效率的重要因素之一。今天，我們向各位道友分享帆軟自己是如何用簡(jiǎn)道云搭建HR系統(tǒng)的。

Tips：本文中的“同學(xué)”，是對(duì)帆軟員工的稱呼。本文由帆軟人事同學(xué)提供。

(相關(guān)資料圖)

最初，在帆軟的快速成長(zhǎng)期，公司聚焦發(fā)展，并沒(méi)有投入太多精力搭建人事系統(tǒng)。那時(shí)的系統(tǒng)，剛好可以滿足人事同學(xué)業(yè)務(wù)的需求。隨著公司體量增長(zhǎng)和業(yè)務(wù)的發(fā)展，新場(chǎng)景、新需求浮出水面，HR管理系統(tǒng)的更新迭代已經(jīng)迫在眉睫。

為了提高人事同學(xué)辦公效率，優(yōu)化所有帆軟同學(xué)的工作體驗(yàn)，我們希望升級(jí)一套具備完整的流程閉環(huán)、理解成本更低、用戶操作更加簡(jiǎn)單、更完善的底層表單設(shè)計(jì)等特點(diǎn)的人力資源系統(tǒng)。

參考模板：/1pkam

需求分析&系統(tǒng)規(guī)劃

著手建設(shè)系統(tǒng)前，我們開展了需求收集及分析工作。我們將內(nèi)部用戶劃分為三類人群（全體同學(xué)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、HR）分別展開調(diào)研、記錄需求；與此同時(shí)，我們還開展了競(jìng)品分析，了解更加靈活的系統(tǒng)底層架構(gòu)。

為了讓迭代更加敏捷，我們選擇用簡(jiǎn)道云重新搭建一套完整且可持續(xù)發(fā)展的人力資源系統(tǒng)。零代碼開發(fā)既可以滿足當(dāng)前人事流程的流轉(zhuǎn)和服務(wù)于經(jīng)營(yíng)管理的需求，又可以滿足未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展后的潛在需求。

隨后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)初步嘗試在簡(jiǎn)道云上做簡(jiǎn)單的demo搭建和特定功能的測(cè)試驗(yàn)收，并從底層的數(shù)據(jù)架構(gòu)到中間層的服務(wù)支撐再到用戶層的具體功能，逐一開展系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

通過(guò)整體規(guī)劃，我們最終實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)需求的落地，而后進(jìn)行了新系統(tǒng)的落地推廣。新系統(tǒng)落地在FineHR、招聘系統(tǒng)、員工自助服務(wù)這三個(gè)應(yīng)用中，涵蓋了包含組織規(guī)劃、HC規(guī)劃、招聘管理、入職管理、人員異動(dòng)、離職管理、人才檔案等多個(gè)功能模塊。

典型場(chǎng)景

下面通過(guò)幾個(gè)典型場(chǎng)景，介紹系統(tǒng)的搭建邏輯以及實(shí)現(xiàn)的效果。

場(chǎng)景一：構(gòu)建基礎(chǔ)人力流程閉環(huán)

公司在建設(shè)原來(lái)的系統(tǒng)時(shí)，沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)查詢鏈路做很詳細(xì)的規(guī)劃。比如在待入職階段，無(wú)法準(zhǔn)確定位到同學(xué)占用的是哪個(gè)HC，因而核對(duì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，影響內(nèi)部管理效率。

基于整體的設(shè)計(jì)規(guī)劃和流程鏈路，人事團(tuán)隊(duì)拉通管理共識(shí)，確認(rèn)了各環(huán)節(jié)的職責(zé)拆分，明確各流程之間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)規(guī)則，通過(guò)流程表單完成業(yè)務(wù)流程的搭建，實(shí)現(xiàn)流程通知、提醒到人，確保業(yè)務(wù)流程能夠順利流轉(zhuǎn)。

接下來(lái)，通過(guò)智能助手和API接口，完成人力資源主數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、流程與人力資源主數(shù)據(jù)之間的數(shù)據(jù)交互等功能，切實(shí)服務(wù)于流程的各個(gè)場(chǎng)景，進(jìn)一步提升用戶體驗(yàn)和流程效率。通過(guò)儀表盤功能，將員工檔案呈現(xiàn)在數(shù)據(jù)看板上。

為了支持各業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)搭建自己的系統(tǒng)時(shí)調(diào)用人事數(shù)據(jù)，團(tuán)隊(duì)用簡(jiǎn)道云的數(shù)據(jù)工廠、基礎(chǔ)表單和關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的功能，為公司建設(shè)了三張組織&人員&HC的公共服務(wù)表單，實(shí)現(xiàn)權(quán)限管控下的數(shù)據(jù)可見、可查、可調(diào)用。

基礎(chǔ)的人力流程閉環(huán)，不僅滿足了業(yè)務(wù)實(shí)際需求，還實(shí)現(xiàn)了人力資源系統(tǒng)系統(tǒng)穩(wěn)定底層架構(gòu)的搭建，為后續(xù)快速實(shí)現(xiàn)新需求夯實(shí)了基礎(chǔ)。之前常出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或疑似無(wú)法快速溯源等問(wèn)題得到徹底解決，組織、人員和HC數(shù)據(jù)，都能通過(guò)不斷下鉆快速定位到問(wèn)題的本質(zhì)，進(jìn)而輔助人事從技術(shù)或者管理層面解決問(wèn)題。

場(chǎng)景二：ALL in one的數(shù)字化員工檔案

從前，公司沒(méi)有設(shè)置統(tǒng)一的人事檔案查詢?nèi)肟冢耸峦瑢W(xué)需要到各個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，隨著系統(tǒng)中搭建的流程表單越來(lái)越多，找起來(lái)越發(fā)困難。

為解決該問(wèn)題，我們梳理了不同角色對(duì)數(shù)據(jù)需求的不同內(nèi)容，比如區(qū)分為管理者、HR、普通同學(xué)等，通過(guò)API將尚不在簡(jiǎn)道云系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接入系統(tǒng)，然后使用智能助手進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的快速集成。

為了優(yōu)化體驗(yàn)，我們使用關(guān)聯(lián)查詢和按鈕功能，將員工檔案進(jìn)一步拓展為管理入口，鏈接人員異動(dòng)、信息變更、人員離職等相關(guān)的流程，實(shí)現(xiàn)管理動(dòng)作的一鍵處理。

場(chǎng)景三：多產(chǎn)品融合的自動(dòng)化面試流程

招聘流程，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是HR接收到面試官的空閑時(shí)間→與候選人約定時(shí)間→面試。

如果是線上面試，那么HR會(huì)手動(dòng)發(fā)起線上會(huì)議，然后微信/短信通知同學(xué)，同步通知面試官。此時(shí)若出現(xiàn)同學(xué)與面試官時(shí)間無(wú)法協(xié)調(diào)，則會(huì)增加更多的溝通成本。

同時(shí)，公司的筆試系統(tǒng)是外部采購(gòu)的，與招聘流程相互獨(dú)立，這就有可能導(dǎo)致候選人筆試數(shù)據(jù)同步延遲，最終影響候選人/面試官/HR的使用體驗(yàn)及工作效率。

隨著招聘流程在簡(jiǎn)道云的全面覆蓋，我們意識(shí)到，面試流程應(yīng)打通不同平臺(tái)之間，減少手工作業(yè)，展示更為全面且符合業(yè)務(wù)流程的信息。

于是，基于招聘面試需求，我們梳理了現(xiàn)在招聘過(guò)程中會(huì)使用到的產(chǎn)品，如騰訊會(huì)議、牛客、showmebug、sendcloud等，對(duì)面試流程和筆試流程進(jìn)行了重構(gòu)，同步設(shè)計(jì)實(shí)施方案。

我們運(yùn)用了簡(jiǎn)道云的數(shù)據(jù)推送、智能助手、API更新/新建數(shù)據(jù)等功能，實(shí)現(xiàn)通知自動(dòng)化、數(shù)據(jù)全面化、實(shí)時(shí)化，提升了面試質(zhì)量，減少了信息差，避免HR中間溝通的失誤。

如今，無(wú)需HR參與，面試官即可在表單中選擇候選人，確定面試后就自動(dòng)生成會(huì)議號(hào)，自動(dòng)發(fā)送短信及郵件至相關(guān)方。候選人信息自動(dòng)同步至筆試系統(tǒng)，完成筆試后，候選人的筆試報(bào)告、分?jǐn)?shù)、完成時(shí)間等信息實(shí)時(shí)回傳至簡(jiǎn)道云招聘系統(tǒng)，大大提升了招聘效率。

場(chǎng)景四：優(yōu)化流程通知體驗(yàn)

系統(tǒng)上線并非搭建工作的終點(diǎn)，為了讓系統(tǒng)真正能被大家用起來(lái)，我們需要確保流程能夠順利地流轉(zhuǎn)下去。良好的流程通知體驗(yàn)?zāi)茏寴I(yè)務(wù)用戶在每天的信息轟炸中從容地找到相關(guān)信息，輕松處理流程。

這里以干部競(jìng)聘流程為例，分享我們?nèi)绾芜M(jìn)行通知設(shè)計(jì)。

通過(guò)簡(jiǎn)道云與企業(yè)微信集成，提交【發(fā)布競(jìng)聘公告】后，簡(jiǎn)道云流程數(shù)據(jù)推送至企業(yè)微信后臺(tái)，企業(yè)微信自動(dòng)發(fā)送卡片消息給全員，點(diǎn)擊可直達(dá)報(bào)名入口。

通過(guò)簡(jiǎn)道云查詢數(shù)據(jù)的API接口，系統(tǒng)自動(dòng)在材料截止前5天給報(bào)名競(jìng)聘的同學(xué)發(fā)送企業(yè)微信文本，并附上提交鏈接。

由于競(jìng)聘答辯的時(shí)間地點(diǎn)需要確認(rèn)后及時(shí)通知候選同學(xué)，通知時(shí)間往往是臨時(shí)確定的。通過(guò)前端事件功能，答辯組織者可以使用按鈕功能，測(cè)試消息內(nèi)容后隨時(shí)推送。

優(yōu)化后，帆軟公司對(duì)內(nèi)的競(jìng)聘以及對(duì)外的招聘通知全部自動(dòng)化進(jìn)行，減免了以往每個(gè)環(huán)節(jié)都需要的人工通知、人工識(shí)別通知人、人工編寫通知內(nèi)容、人工催辦等動(dòng)作降低了人工管理成本。系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)、精美板式，有助于提升雇主品牌形象。

場(chǎng)景五：數(shù)據(jù)集成

原先，由于人力系統(tǒng)各個(gè)模塊之間并不打通，在流程中，審批人經(jīng)常因無(wú)法獲取全面的信息，需要切換不同窗口或系統(tǒng)處理問(wèn)題。

基于此，我們?cè)O(shè)計(jì)了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，盡量符合數(shù)據(jù)庫(kù)范式；對(duì)各個(gè)模塊生成關(guān)鍵數(shù)據(jù)服務(wù)表，以備調(diào)用。

在應(yīng)用搭建的過(guò)程中，我們簡(jiǎn)道云獲取數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)推送的開放功能，整合數(shù)據(jù)并回傳至簡(jiǎn)道云服務(wù)表；接下來(lái)通過(guò)跨應(yīng)用表單、多標(biāo)簽頁(yè)展示、顯隱設(shè)置等功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同人展示不同數(shù)據(jù)，不同流程展示相關(guān)數(shù)據(jù)，做到了數(shù)據(jù)透明。

案例小結(jié)

帆軟人力資源模塊累計(jì)使用簡(jiǎn)道云建設(shè)管理流程16項(xiàng)、數(shù)據(jù)看板23張、智能助手396條、主數(shù)據(jù)表單124張，服務(wù)于公司1700余名同學(xué)。模塊覆蓋人力資源管理的人力規(guī)劃、招聘管理、基礎(chǔ)人事、干部管理等相關(guān)板塊。相對(duì)于外采系統(tǒng)，預(yù)計(jì)每年節(jié)省成本不低于40萬(wàn)。

利用簡(jiǎn)道云統(tǒng)一搭建人事管理系統(tǒng)，一方面，不會(huì)出現(xiàn)因外采系統(tǒng)導(dǎo)致的頂層設(shè)計(jì)混亂的問(wèn)題；另一方面也避免了后續(xù)系統(tǒng)運(yùn)維和需求變動(dòng)產(chǎn)生的二次實(shí)施成本。

人事部門的核心目標(biāo)，是通過(guò)合理科學(xué)的人力資源管理體系，促進(jìn)組織始終充滿活力，助力戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)目標(biāo)的達(dá)成。通過(guò)簡(jiǎn)道云，我們自主建設(shè)了滿足個(gè)性化需求的人事各模塊系統(tǒng)，打通融合為統(tǒng)一的人事服務(wù)平臺(tái)，高效地支持了我們達(dá)成目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：